Peran Komunikasi dalam
Organisasi
Ø
Pengertian Organisasi
Organisasi adalah
temmpat atau wadah bagi orang-orang
untuk berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana,
terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material,
mesin, metode, lingkungan), sarana-prasarana, data, dan lain sebagainya yang
digunakan secara efisisen dan efeketif untuk mencapai tujuan organisasi. (Keith
Davis, 1962).
Ø
Pengertian Komunikasi
Secara umum
komunikasi adalah suatu proses pembentukan, penyampaian, penerimaan dan
pengolahan pesan yang terjadi di dalam diri seseorang dan atau di antara dua
atau lebih dengan tujuan tertentu.
Jenis Komunikasi :
1. Komunikasi
Intrapribadi
Komunikasi intrapribadi (intrapersonal communication)
adalahkomunikasi dengan diri sendiri, baik kita sadari atau tidak. Misalnya
berpikir.
2. Komunikasi
Antarpribadi
Komunikasi antarpribadi (interpersonal communication)
adalah komunikasi antara orang-orang secara tatap muka, yang memungkinkan
respon verbal maupun nonverbal berlangsung secara langsung. Bentuk khusus
komunikasi antarpribadi ini adalah komunikasi diadik (dyadic communication)
yang hanya melibatkan dua individu,misalnya suami- istri, dua sejawat,
guru-murid. Ciri-ciri komunikasi diadik adalah pihak- pihak yang berkomunikasi
berada dalam jarakyang dekat; pihak-pihak yang berkomunikasi mengirim dan
menerimapesan secara langsung dan simultan.
3. Komunikasi Kelompok (Kecil)
Komunikasi kelompok merujuk pada komunikasi yang
dilakukan sekelompok kecil orang (small-group communication). Kelompok sendiri
merupakan sekumpulan orang yang mempunyai tujuan bersama, yang berinteraksi
satu sama lain untuk mencapai tujuanbersama, saling mengenal satu sama lain,
dan memandang mereka sebagai bagian dari kelompok tersebut. Komunikasi antarpribadi
berlaku dalam komunikasi kelompok.
4. Komunikasi Publik
Komunikasi publik adalah komunikasi antara seorang
pembicara dengan sejumlah orang (khalayak), yang tidak bisa dikenali satu
persatu. Komunikasi publik meliputi ceramah, pidato, kuliah, tabligh akbar, dan
lain-lain. Ciri-ciri komunikasi publik adalah: berlangsung lebih
formal;menuntut persiapan pesan yang cermat,
menuntut kemampuanmenghadapi sejumlah besar orang; komunikasi cenderung
pasif; terjadi di tempat umum yang dihadiri sejumlah orang; merupakan
peristiwayang direncanakan; dan ada orang-orang yang ditunjuk secara khusus
melakukan fungsi-fungsi tertentu.
5. Komunikasi Massa
Komunikasi massa (mass communication) adalah
komunikasi yang menggunakan
media massa cetak maupun elektronik yang dikelola
sebuah lembaga atau orang yang dilembagakan yang ditujukan kepada sejumlah
besar orang yang tersebar, anonim, dan heterogen. Pesan- pesannya bersifat
umum, disampaikan secara serentak, cepat dan selintas.
6. Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi (organizational communication)
terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal dan informal, dan berlangsung
dalam jaringan yang
lebih besar dari komunikasi kelompok. Komunikasi organisasi juga melibatkan
komunikasi diadik, komunikasi antarpribadi, dan komunikasi public tergantung
kebutuhan.
Pengaruh
Komunikasi terhadap Organisasi
Komunikasi organisasi dilihat sebagai sebagai derajat atau tingkat informasi tentang pekerjaan yang dikirimkan organisasi untuk anggota dan diantara anggota organisasi (Price, 1997). Tujuan komunikasi dalam organisasi adalah untuk membentuk saling pengertian (mutual understanding) sehingga terjadi kesetaraan kerangka referensi (frame of references) dan kesamaan pengalaman (field of experience) diantara anggota organisasi. Komunikasi organisasi harus dilihat dari berbagai sisi yaitu pertama komunikasi antara atasan kepada bawahan, kedua antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lain, ketiga adalah antara karyawan kepada atasan.
Hubungan komunikasi antara atasan dan bawahan juga tidak bisa dilepaskan dari budaya paternalistik yaitu atasan jarang sekali atau tidak pernah memberikan kepada bawahannya untuk bertindak sendiri, untuk mengambil inisiatif dan mengambil keputusan. Hal ini disebabkan karena komunikasi yang dilakukan oleh atasan kepada bawahan bersifat formal dimana adanya struktur organisasi yang jauh antara atasan dengan bawahan. Sehingga konsekuensi dari perilaku ini bahwa para bawahannya tidak dimanfaatkan sebagai sumber informasi, ide, dan saran.
Komunikasi memelihara motivasi dengan memberikan penjelasan kepada para karyawan tentang apa yang harus dilakukan, seberapa baik mereka mengerjakannya dan apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja jika sedang berada di bawah standar (Robbins, 2002).
Komunikasi organisasi dilihat sebagai sebagai derajat atau tingkat informasi tentang pekerjaan yang dikirimkan organisasi untuk anggota dan diantara anggota organisasi (Price, 1997). Tujuan komunikasi dalam organisasi adalah untuk membentuk saling pengertian (mutual understanding) sehingga terjadi kesetaraan kerangka referensi (frame of references) dan kesamaan pengalaman (field of experience) diantara anggota organisasi. Komunikasi organisasi harus dilihat dari berbagai sisi yaitu pertama komunikasi antara atasan kepada bawahan, kedua antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lain, ketiga adalah antara karyawan kepada atasan.
Hubungan komunikasi antara atasan dan bawahan juga tidak bisa dilepaskan dari budaya paternalistik yaitu atasan jarang sekali atau tidak pernah memberikan kepada bawahannya untuk bertindak sendiri, untuk mengambil inisiatif dan mengambil keputusan. Hal ini disebabkan karena komunikasi yang dilakukan oleh atasan kepada bawahan bersifat formal dimana adanya struktur organisasi yang jauh antara atasan dengan bawahan. Sehingga konsekuensi dari perilaku ini bahwa para bawahannya tidak dimanfaatkan sebagai sumber informasi, ide, dan saran.
Komunikasi memelihara motivasi dengan memberikan penjelasan kepada para karyawan tentang apa yang harus dilakukan, seberapa baik mereka mengerjakannya dan apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja jika sedang berada di bawah standar (Robbins, 2002).
FUNGSI
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Fungsi komunikasi dalam organisasi meliputi beberapa hal berikut (Sendjaja, 1994):
a. Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
b. Fungsi regulatif
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau instruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.
Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
c. Fungsi persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
d. Fungsi integratif
Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
Fungsi komunikasi dalam organisasi meliputi beberapa hal berikut (Sendjaja, 1994):
a. Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
b. Fungsi regulatif
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau instruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.
Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
c. Fungsi persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
d. Fungsi integratif
Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
PROSES
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Proses komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi internal dan proses komunikasi eksternal, yaitu :
Komunikasi Internal
Merupakan pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan (operasi dan manajemen).
Proses komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi internal dan proses komunikasi eksternal, yaitu :
Komunikasi Internal
Merupakan pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan (operasi dan manajemen).
Komunikasi Eksternal
Adalah komunikasi antara pimpinan organisasi (perusahaan) dengan khalayak audience di luar organisasi. Contoh dari komunikasi eksternal, yaitu : Komunikasi dari organisasi kepada khalayak yang bersifat informatif. Contohnya adalah Majalah, Press release/media release, Artikel surat kabar atau majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll.
Adalah komunikasi antara pimpinan organisasi (perusahaan) dengan khalayak audience di luar organisasi. Contoh dari komunikasi eksternal, yaitu : Komunikasi dari organisasi kepada khalayak yang bersifat informatif. Contohnya adalah Majalah, Press release/media release, Artikel surat kabar atau majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll.
Daftar Pustaka
