DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI

DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI

Pengorganisasian adalah proses penciptaan struktur organisasi

·        Pengertian organisasi

Suatu lembaga atau kelompok fungsional : organisasi perusahaaan, rumah sakit, perwakilan pemerintah, perkumpulan orang

Berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien

Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya.

2 aspek utama proses penyusunan struktur organisasi :

Departementalisasi

Pembagian kerja

Istilah pengorganisasian dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut :

Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumberdaya-sumberdaya organisasi

Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya dimana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok

Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para bawahan

Cara dalam mana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerakan tugas tersebut.

Aspek-aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian

Spesialisasi / pembagian kerja

Departementalisasi

Rantai komando/rantai perintah dan kesatuan perintah

Rentang kendali

Sentralisasi

Desentralisasi

Formalisasi

·        Pengertian Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah kerangka kerja formal yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan

Struktur organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi , maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas weqwenang dan tanggung jawab yang berbeda- beda dalam organisasi

Faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi :

Strategi organisasi

Teknologi

Karyawan dan orang-orang yang terlibat

Ukuran organisasi

Unsur-unsur struktur :

Spesialisasi kegiatan

Standardisasi kegiatan

Koordinasi kegiatan

Sentralisasi dan desentralisasi

Ukuran satuan kerja

Spesialisasi / pembagian kerja  adalah sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi menjadi sejumlah pekerjaan tersendiri .

Departementalisasi adalah dasar yang digunakan untuk mengelompokkan sejumlah pekerjaan menjadi satu kelompok atau satu group.

Bentuk umum departementalisasi :
Departementalisasi fungsional

Departementalisasi Geografis

Departementalisasi Produk/jasa

Departementalisasi Proses / peralatan

Departementalisasi Pelanggan

Departementalisasi matrix

Kebaikan pendekatan fungsional :

Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama,

menciptakan efisiensi melalui spesialisasi

Memusatkan keahlian organisasi

Memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebvih ketat terhadap fungsi-fungsi

Pendekatan ini cocok untuk lingkungan yang sstabil

Kelemahan :

Menciptakan konflik antar fungsi-fungsi

Menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berturutan

Memberikan tanggapan yang lambat terhadap perubahan

Hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya

Menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif

Kelebihan struktur divisonal :

Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat

Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas

Merumuskan tanggung jawab secara jelas dan memusatkan perhatian pada pertanggungjawaban atas prestasi kera, yang biasanya diukur dengan laba atau rugi divisi

Membebaskan para eksekutif untuk pembuatan keputusan strategik lebihn luas dan memungkinkan konsentrasi penuh pada tugas-tugas

Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah

Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap unit

Tempat latihan yang baik bagi para manaajer strategik

Kelemahan divisional:
Duplikasi aktivitas dan biaya

Kebaikan matrik :

Kemampuannya untuk mempermudah koordinasi bila organisasi mempunyai asuatu keragaman dari aktivitas yang rumit dan saling tergantung.

Kontak langsung dan sering antara bidang keahlian yang berbeda dalam matriks dapat menghasilkan komunikasi yang lebih baik dan luwes

Mengurangi biropatologi

Mempermudah alokasi yang efisien dari para spesialisasi

Kelemahan matrik :

Kebingungan yang diciptakan, kecenderungan untuk menciptakan perebutan kekuasaan, dan stres yang diderita para individu

Rantai Komando adalah garis wewenang yang tidak terputus yang membentang dari tingkatan atas organisasi hingga tingkatan paling bawah dan menjelaskan siapa melapor kepada ssiapa

Wewenang adalah hak-hak yang melekat pada posisi manajerial tertentu yang memberi tahu orang apa yang harus dilaksanakan dan mengharapkan orang itu melakukannya

Tanggung jawab adalah kewajiban untuk melaksanakan tugas apa saja yang dibebankan

Kesatuan komando adalah prinsip manajemen yang menyatakan bahwa tiap-tiap orang harus melapor ke satu manajer saja

Rentang kendali adalah jumlah karyawan yang dapat dikelola oleh seorang manajer  secara efisien dan efektif

Sentralisasi adalah sejauh mana pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik dalam organisasi

Desentralisasi adalah sejauh mana karyawan tingkatan bawah memberikan masukan atau benar-benar mengambil keputusan

Formalisasi adalah sejauh mana pekerjaan dalam organisasi itu terstandarisasi dan sejauh mana perilaku karyawan dibimbing oleh peraturan dan prosedur

Faktor-faktor yang mempengaruhi besarnya sentralisasi dan desentralisasi     

KEPUTUSAN DESAIN ORGANISASI

MODEL DESAIN ORGANISASI :

Organisasi mekanistik : desain organisasi yang dikendalikan secara kaku dan ketat

Organisasi organik : desain organisasi yang sangat fleksibel dan mudah diubah

FAKTOR KONTINGENSI DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Strategi Organisasi

Ukuran

Teknologi

Tingkat ketidakpastian lingkungan

Strategi inovasi : strategi yang menekankan pengenalan pada produk dan jasa utama baru

Strategi minimisasi biaya : strategi yang menekankan kontrol pengaturan biaya, menghindari biaya inovasi dan pemasaran yang tidak perlu, dan pemangkasan harga.

Strategi imitasi : strategi yang berusaha untuk bergerak dalam produk baru hanya setelah kelangsungannya telah terbukti.

STRATEGI – STRUKTUR HUBUNGAN

HUBUNGAN TEKNOLOGI DENGAN STRUKTUR

Yang membedakan teknologi adalah tingkat kerutinan

Kerutinan berkaitan dengan petunjuk aturan, uraian jabatan dan dokumentasi formal lain

Taknologi rutin dikaitkan dengan struktur tersentral

Teknologi tidak rutin lebih mengandalkan pengetahuan para spesialis, akan dicirikan dengan keeputusan yang didelegasikan

DESAIN ORGANISASI UMUM :
1. Desain Organisasi Tradisional
2. Desain organisasi kontemporer

Desain Organisasi Tradisional :

Struktur sederhana : desain organisasi dengan departemtalisasi rendah, rentang kedali luas

Struktur fungsional : struktur organisasi yang mengelompokkan spesialisasi pekerjaan yang serupa atau terkait ke dalam satu kelompok

Struktur divisional : struktur organisasi yang terdiri dari unit atau divisi yang terpisah atau semi otonom

KEKUATAN DAN KELEMAHAN ORGANISASI TRADISIONAL

Struktur sederhana :

Kekuatan : cepat, fleksibel, murah biaya pemeliharaannya, pertanggungjawaban jelas

Kelemahan : tidak memadahi ketika organisasi berkembang, ketergantungan pada satu orang adalah berisiko

Struktur fungsional :

Kekuatan ; keunggulan penghematan biaya dari spesialisasi dan karyawan dikelompokkan dengan yang lain yang mempunyai tugas yang serupa

Kelemahan : mengejar tujuan fungsional dapat menyebabkan para manajer kehilangan pandangan tentang apa yang terbaik bagi keseluruhan organisasi, spesialis fungsional menjadi terkunci dan sedikit memahami tentang apa yang dilakukan unit lainnya

Struktur divisional :

Kekuatan : berfokus pada hasil-para manajer divisi bertanggungjawab terhadap apa yang terjadi pada produk dan jasa mereka

Kelemahan : kegiatan dan sumber daya yang rangkap meningkatkan biaya dan mengurangi efisiensi.

Desain Organisasi Temporer

Struktur berbasis tim : struktur organisasi di mana keseluruhan organisasi tersusun oleh sejumlah kelompok kerja atau tim

Struktur matrik : struktur organisasi yang menugaskan para spesialis dari departemen fungsional yang berbeda-beda untuk bekerja pada satu atau lebih proyek

Struktur proyek : struktur organisasi dimana para karyawan senantiasa bekerja di sejumlah proyek

Unit internal mandiri : unit bisnis terdesentralisasi , masing-masing dengan produk, klien, pesaing, dan sasaran laba sendiri-sendiri

Organisasi tanpa batas : organisasi yang desainnya tidak didefinisikan oleh atau terbatas pada batas-batas horisontal, vertikal atau eksternal yang dipaksakan oleh struktur yang telah dditentukan sebelumnya

Organisasi pembelajar : organisasi yang telah mengembangkan kemampuan untuk terus menerus beradaptasi dan beruah karena para anggota betrperan aktif dalam mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang terkait dengan pekerjaan